Перед заключением пенсионного контракта лицо, которое имеет намерение стать вкладчиком фонда, должно ознакомиться с основными положениями устава пенсионного фонда или, по требованию такого лица, с полным текстом устава пенсионного фонда, с пенсионными схемами и выбрать пенсионную схему, по которой будет производиться пенсионное обеспечение участника (участников) фонда, в пользу которого (которых) заключается пенсионный контракт.

Пенсионный контракт является договором между пенсионным фондом и его вкладчиком, который заключается от имени пенсионного фонда его администратором и согласно которому осуществляется негосударственное пенсионное обеспечение участника или нескольких участников фонда за счет пенсионных взносов такого вкладчика (Закон "О негосударственном пенсионном обеспечении", ст. 55.1).

Пенсионный контракт заключается в письменной форме не менее чем в трех экземплярах, если пенсионный контракт заключается с вкладчиком, который не является участником соответствующего пенсионного фонда, или в двух экземплярах, ели вкладчик является его участником (Закон "О негосударственном пенсионном обеспечении", ст. 55.6).

Пенсионный контракт подписывается руководителем администратора или представителем администратора, имеющим соответствующие полномочия, и заверяется печатью администратора. Со стороны юридического лица пенсионный контракт подписывается руководителем или другим представителем  такого юридического лица, имеющего соответствующие полномочия, и заверяется печатью юридического лица.

Если вкладчик фонда (работодатель) имеет намерение осуществлять пенсионные взносы в пользу нескольких участников фонда, он может заключить один пенсионный контракт в пользу всех участников или несколько пенсионных контрактов отдельно для каждого участника фонда (групп участников фонда). В случае, когда в пользу нескольких участников фонда заключается один пенсионный контракт, список таких участников приводится в дополнении к пенсионному контракту. В таком случае каждому участнику фонда предоставляется выписка из дополнения к пенсионному контракту с указанием сведений, касающихся только этого участника.

Вместе с экземпляром пенсионного контракта администратор должен предоставить вкладчику и участнику фонда:

• памятку с разъяснениями основных положений пенсионного контракта;
• копию указанной в пенсионном контракте пенсионной схемы;
• выдержки из основных положений устава пенсионного фонда и (или) по требованию вкладчика фонда – копию устава пенсионного фонда (Закон "О негосударственном пенсионном обеспечении", ст. 55.6).

Также администратор предоставляет вкладчику фонда информацию об администраторе, лицах, совершающих управление активами, и хранителе пенсионного фонда, которая включает их регистрационные реквизиты (номер, дата выдачи свидетельства о государственной регистрации юридического лица, код ЄДРПОУ), банковские реквизиты и реквизиты соответствующих лицензий (номер, дата выдачи, срок действия лицензий, наименование органа, выдавшего лицензию). О предоставлении этих документов во всех экземплярах пенсионного контракта делается отметка и фиксируется дата предоставления документов (Закон "О негосударственном пенсионном обеспечении", ст. 55.6).

Информация, необходимая для открытия учетной карточки участника фонда, подается администратору соответствующим вкладчиком фонда на бумажном либо электронном носителе в формате Excel, DBF, CSV. Файлы в формате Excel, DBF, CSV должны содержать всю обязательную информацию, которая требуется для открытия карточек участников (может содержать дополнительные поля).

Администратор с помощью программы "Преобразователь учетных карточек" преобразовывает файл, предоставленный вкладчиком, в XML файл.

Далее администратор в программе "Администратор НПФ" открывает предоставленный вкладчиком и преобразованный в формат XML файл и осуществляет массовый ввод (открытие) учетных карточек участников.

Учетная карточка участника фонда открывается на основании первого заключенного в его пользу пенсионного контракта не позднее трех рабочих дней с даты заключения такого пенсионного контракта. Изменения в учетную карточку участника фонда могут вноситься на основании заключенных в дальнейшем пенсионных контрактов или письменного заявления вкладчика фонда и предоставленных им подтверждающих документов.

Учетная карточка вкладчика фонда открывается на основании первого по времени заключенного с таким вкладчиком пенсионного контракта не позднее трех рабочих дней со дня заключения контракта. Изменения в учетную карточку вкладчика фонда вносятся на основании последующих заключенных с ним контрактов, или письменного заявления вкладчика фонда и предоставленных им подтверждающих документов.

Индивидуальный пенсионный счет открывается каждому участнику не позднее трех рабочих дней после заключения первого по времени пенсионного контракта в пользу такого участника, или договора о выплате пенсии на определенный срок, или другого документа, на основании которого происходит передача принадлежащих участнику пенсионных средств.

Ведомость персонификации формируется вкладчиком фонда (платежным представителем) и предоставляется администратору пенсионного фонда в сроки, установленные пенсионным контрактом, заключенным с данным вкладчиком. Ведомость персонификации предоставляется в бумажной и электронной формах, информация в которых должна быть идентичной. Такая ведомость в бумажной форме должна быть заверена подписью и закреплена печатью вкладчика фонда (платежного представителя). Ведомость в электронной форме должна быть создана  с использованием методов криптографической защиты информации таким образом, чтобы исключить возможность доступа к информации посторонних лиц.

В случае выявления каких-либо расхождений между информацией, представленной в ведомости персонификации, и информацией, которая содержится в системе персонифицированного учета и выписке (выписках) с текущего счета пенсионного фонда, распределение пенсионных взносов по индивидуальным пенсионным счетам участника фонда по такой ведомости персонификации не проводится до устранения расхождений. При этом администратор в течение трех рабочих дней с момента выявления расхождений обязан письменно уведомить вкладчика фонда (платежного представителя) о необходимости их устранения, а вкладчик фонда в течение трех рабочих дней устранить расхождения и предоставить администратору необходимую информацию. Если вкладчик фонда (платежный представитель) не предоставил необходимой информации, он несет за это ответственность, предусмотренную законодательством и пенсионным контрактом, заключенным с таким вкладчиком фонда.

Ведомость персонификации может создаваться и передаваться администратору как в бумажном виде, заверенном печатью предприятия так и в электронной форме.

На практике ведомость персонификации должна формироваться бухгалтером, либо другим представителем вкладчика в программе "Корпоративный вкладчик", которая предоставляется вкладчику администратором пенсионного фонда. Предварительно администратор обучает представителя вкладчика с работой в программе "Корпоративный вкладчик".

После получения ведомости персонификации, сформированной в "Корпоративном вкладчике", по электронной почте или на магнитном носителе, администратор в программе "Администратор НПФ" производит импорт ведомости персонификации. После импорта ведомости пенсионные взносы, начисленные вкладчиком, автоматически отображаются на индивидуальных пенсионных счетах участников фонда.