Перед укладенням пенсійного контракту особа, яка має намір стати вкладником фонду, має ознайомитися з основними положеннями статуту пенсійного фонду або на вимогу такої особи-з повним текстом статуту фонду, з пенсійними схемами та обрати пенсійну схему, за якою буде проводитися пенсійне забезпечення учасника (учасників) фонду, на користь якого (яких) полягає пенсійний контракт.

Пенсійний контракт є договором між пенсійним фондом та його вкладником, який укладається від імені пенсійного фонду його адміністратором та згідно з яким здійснюється недержавне пенсійне забезпечення учасника або декількох учасників фонду за рахунок пенсійних внесків такого вкладника (Закон "Про недержавне пенсійне забезпечення", ст. 55.1).

Пенсійний контракт укладається у письмовій формі не менше ніж у трьох примірниках, якщо пенсійний контракт укладається з вкладником, який не є учасником відповідного пенсійного фонду, або у двох примірниках, якщо вкладник є учасником (Закон "Про недержавне пенсійне забезпечення", ст. 55.6).

Пенсійний контракт підписується керівником адміністратора або представником адміністратора, що має відповідні повноваження, та скріплюється печаткою адміністратора. З боку юридичної особи пенсійний контракт підписується керівником або іншим представником  такої юридичної особи, що має відповідні повноваження, та завіряється печаткою юридичної особи.

Якщо вкладник фонду (роботодавець) має намір здійснювати пенсійні внески на користь кількох учасників фонду, він може укласти один пенсійний контракт на користь усіх учасників або кілька пенсійних контрактів окремо для кожного учасника фонду (груп учасників фонду). У випадку, коли користь кількох учасників фонду укладається один пенсійний контракт, перелік таких учасників наводиться в додатку до пенсійного контракту. У такому разі кожному учаснику фонду надається витяг з додатка до пенсійного контракту із зазначенням відомостей, що стосуються тільки цього учасника.

Разом з примірником пенсійного контракту адміністратор повинен надати вкладнику та учаснику фонду:

• пам'ятку з роз'ясненнями основних положень пенсійного контракту;
• копію зазначеної в пенсійному контракті пенсійної схеми;
• витягу з основних положень статуту пенсійного фонду та (або) на вимогу вкладника фонду – копію статуту пенсійного фонду (Закон "Про недержавне пенсійне забезпечення", ст. 55.6).

Також адміністратор надає вкладнику фонду інформацію про адміністратора, осіб, що здійснюють управління активами, та зберігача пенсійного фонду, яка включає їх реєстраційні реквізити (номер, дата видачі свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, код ЄДРПОУ), банківські реквізити та реквізити відповідних ліцензій (номер, дата видачі, термін дії ліцензій, найменування органу, який видав ліцензію). Про надання цих документів у всіх примірниках пенсійного контракту робиться відмітка та фіксується дата надання документів (Закон "Про недержавне пенсійне забезпечення", ст. 55.6).

Інформація, необхідна для відкриття облікової картки учасника фонду, подається адміністратору відповідним вкладником фонду на паперовому або електронному носії у форматі Excel, DBF, CSV. Файли у форматі Excel, DBF, CSV повинні містити всю обов'язкову інформацію, яка потрібна для відкриття карток учасників (може містити додаткові поля).

Адміністратор за допомогою програми "Перетворювач облікових карток" перетворює файл, наданий вкладником, в XML файл.

Далі адміністратор в програмі "Адміністратор НПФ" відкриває наданий вкладником і перетворений у формат XML файл і здійснює масове введення (відкриття) облікових карток учасників.

Облікова картка учасника фонду відкривається на підставі першого укладеного на його користь пенсійного контракту не пізніше трьох робочих днів з дати укладення такого пенсійного контракту. Зміни до облікової картки учасника фонду можуть вноситися на підставі укладених надалі пенсійних контрактів або письмової заяви вкладника фонду та наданих ним підтверджувальних документів.

Облікова картка вкладника фонду відкривається на підставі першого за часом укладення з таким вкладником пенсійного контракту не пізніше трьох робочих днів з дня укладення контракту. Зміни в облікову картку вкладника фонду вносяться на підставі наступних укладених з ними контрактів, або письмової заяви вкладника фонду та наданих ним підтверджувальних документів.

Індивідуальний пенсійний рахунок відкривається кожному учаснику не пізніше трьох робочих днів після укладення першого за часом пенсійного контракту на користь такого учасника, або договору про виплату пенсії на визначений строк або іншого документа, на підставі якого відбувається передача належних учаснику пенсійних коштів.

Відомість персоніфікації формується вкладником фонду (платіжним представником) і надається адміністратору пенсійного фонду в строки, встановлені пенсійним контрактом, укладеним з даними вкладником. Відомість персоніфікації надається у паперовій та електронній формах, інформація в яких повинна бути ідентичною. Така відомість у паперовій формі повинна бути завірена підписом і закріплена печаткою вкладника фонду (платіжного представника). Відомість в електронній формі повинна бути створена  з використанням засобів криптографічного захисту інформації таким чином, щоб виключити можливість доступу до інформації сторонніх осіб.

У разі виявлення будь-яких розбіжностей між інформацією, що міститься у відомості персоніфікації, та інформацією, яка міститься в системі персоніфікованого обліку та виписки (виписок) з поточного рахунку пенсійного фонду, розподіл пенсійних внесків за індивідуальними пенсійними рахунками учасників фонду за такою відомістю персоніфікації не проводиться до усунення розбіжностей. При цьому адміністратор протягом трьох робочих днів з моменту виявлення розбіжностей зобов'язаний письмово повідомити вкладника фонду (платіжного представника) про необхідність їх усунення, а вкладник фонду протягом трьох робочих днів усунути розбіжності та надати адміністратору необхідну інформацію. Якщо вкладник фонду (платіжний представник) не надав необхідної інформації, він несе за це відповідальність, передбачену законодавством та пенсійним контрактом, укладеним з таким вкладником фонду.

Відомість персоніфікації може створюватися і передаватися адміністратору як у паперовому вигляді, завіреному печаткою підприємства так і в електронній формі.

На практиці відомість персоніфікації повинна формуватися бухгалтером, або іншим представником вкладника в програмі "Корпоративний вкладник", яка надається вкладнику адміністратором пенсійного фонду. Попередньо адміністратор навчає представника вкладника з роботою в програмі "Корпоративний вкладник".

Після отримання відомості персоніфікації, сформованої в "Корпоративному вкладнику", по електронній пошті або на магнітному носії, адміністратор у програмі "Адміністратор НПФ" виробляє імпорт відомості персоніфікації. Після імпорту відомості пенсійні внески, нараховані вкладником, автоматично відображаються на індивідуальних пенсійних рахунках учасників фонду.